En matière de gestion de parc informatique, trop d’entreprises fonctionnent
encore en « mode pompier ». Lorsqu’un incident est assez grave pour bloquer le
bon déroulement des opérations, elles mobilisent des ressources précipitamment
pour « éteindre l’incendie ».
À court terme, cette approche réactive peut sembler économique : vous
n’intervenez que lorsque c’est absolument nécessaire et traitez les problèmes les
uns après les autres, sans dépense superflue.
Pourtant, sur le long terme, la gestion “après coup” engendre des dépenses bien
plus élevées.
Système d’exploitation bloqué, serveurs en surchauffe, postes de travail ralentis ou
inutilisables… Ces incidents frustrants, s’ils se répètent, engendrent des coûts
importants : facturation des interventions non planifiées, pertes de productivité
cumulées, sur-sollicitation des équipes techniques… Sans compter les retards et la
frustration générée chez vos collaborateurs et vos clients.
Face à ce phénomène, les experts de Gaia Informatique vous expliquent dans cet
article pourquoi il est temps de changer d’approche.
Qu’est-ce que la gestion curative dans le domaine de la maintenance informatique ?
Pour les professionnels, il existe différentes manières d’aborder l’entretien d’un
parc informatique.
La maintenance curative, ou réactive, consiste à intervenir une fois que la
panne est survenue. On parle ici d’un dépannage qui vous oblige à subir la
situation. Dans ce cadre, vous n’anticipez ni les frais supplémentaires, ni le stress
causé par la situation. C’est le pire des scénarios.
La maintenance proactive au contraire, a pour but d’anticiper les pannes avant
qu’elles ne se produisent, grâce à une surveillance continue du matériel
informatique. Ce sont des entretiens préventifs et planifiés qui sont effectués tout
au long de l’année.
Enfin, la maintenance évolutive consiste à faire évoluer le parc informatique
ou l’infrastructure réseau selon vos besoins. Ce sont des améliorations, allant du
remplacement d’un serveur NAS permettant d’accéder à une plus grande
capacité de stockage , à la migration des données vers le Cloud ou encore la mise
en œuvre de mesures de cybersécurité (pare-feu, antivirus, chiffrement sur les
postes de travail ou déploiement de la double authentification).
La gestion curative est donc le premier niveau de maintenance informatique.
Aussi appelée « Break and Fix » (casser et réparer), cette méthode ne permet
aucune maîtrise sur les incidents informatiques. Dans ce contexte, vous ne pouvez
qu’en subir les conséquences : arrêt d’activité, perte de données ou matériel hors
d’usage à remplacer.
Les limites de la réactivité : un gain à court terme mais des dépenses qui s’accumulent
Les entreprises qui optent pour une maintenance curative de leur parc
informatique font généralement ce choix pour des raisons légitimes.
Si l’informatique n’est pas votre cœur de métier, il est naturel de chercher à
réduire ce que vous percevez comme un poste de dépense inutile. La réactivité
face aux problèmes permet, à première vue, de ne pas engager de budget tout en
restant au plus proche de vos besoins immédiats.
Sur le long terme, cette logique ne fonctionne pas et cela pour plusieurs raisons.
Comme tout équipement professionnel, votre parc informatique va
immanquablement vieillir et s’user. Sans entretien régulier, vous augmentez les
risques d’être victime d’une cyberattaque.
Dans ce contexte, les incidents sont inévitables. Posez-vous les bonnes questions :
votre entreprise a-t-elle correctement évalué ce risque ? Est-elle préparée à y faire
face ? Si ce n’est pas le cas : serez-vous en capacité de mobiliser les ressources
nécessaires pour relancer votre activité, suite à un incident informatique majeur ?
En prenant la décision de ne gérer votre système d’information qu’à travers la
résolution de pannes, vous prenez le risque paradoxal de voir votre budget
informatique global augmenter de manière imprévisible et incontrôlée.
Les coûts engendrés par une gestion purement réactive de l’informatique d’entreprise
Imaginez la situation suivante :
Il est midi, un vendredi en fin de période fiscale. Les postes de travail sont lents
depuis quelques jours, donc votre équipe s’active pour rattraper son retard et
finaliser la clôture annuelle des comptes dans le but de soumettre les
déclarations avant la date butoir, fixée au lundi suivant.
Mais, en revenant de leur pause déjeuner, vos collaborateurs constatent qu’ils ne
peuvent plus enregistrer ni modifier leurs fichiers. Le serveur principal de
l’entreprise bascule en mode “lecture seule”, avant de s’éteindre complètement.
Vous recevez ce message d’erreur laconique : « Base de données indisponible –
disque système non vérifié depuis 412 jours. »
Résultat : dans l’incapacité d’accéder aux dossiers, l’ensemble de votre équipe est
à l’arrêt.
En quelques minutes, une tâche de clôture routinière se transforme en crise à
gérer : tentatives de restauration des sauvegardes, intervention d’un prestataire en
urgence, heures supplémentaires à payer et menace de pénalités en cas de dépôt
tardif de vos déclarations fiscales.
Ce scénario catastrophe n’est pas un “coup du sort”. Il illustre parfaitement le coût
caché d’une maintenance informatique purement curative, qui laisse les alertes
s’accumuler jusqu’à la défaillance du matériel.
Pourtant, un suivi même ponctuel aurait suffi à éviter cet incident, lié à l’usure
prévisible des composants internes d’un disque dur.
Manque à gagner et activité ralentie
Ainsi, au delà du matériel à remplacer, le véritable « coup » est celui porté à la productivité de votre entreprise. il peut être estimé simplement en multipliant vos charges d’exploitation (salaires, loyers, énergie, matériel…) par la durée d’interruption causée par l’incident
Perte de productivité directe = coût horaire des charges x nombre d’heures
d’arrêt.
Reprenons l’exemple de notre service comptable, à l’arrêt suite à une panne de
disque dur. Pour une équipe de 5 personnes rémunérées au SMIC, dont les
charges, hors salaires, seraient d’une centaine d’euros par jour, 3 heures de pannes
coûteraient donc :
11,88 € x 5 (salaire brut horaire) + 14,29 € (coût horaire des charges) x 3 heures
(temps d’arrêt) = 221,07€ de pertes.
Bien qu’indicatif, ce calcul vous permet d’évaluer l’impact immédiat d’un
dysfonctionnement sur vos finances.
Pensez à ajouter à ces pertes les frais liés à la résolution de l’incident : devis
majorés pour intervention urgente, remplacement du matériel abîmé, ou encore
heures supplémentaires payées pour restaurer les fichiers et outils nécessaires à la
reprise des activités.
Des pertes de productivité répétées affectent le commerce. Même après la
résolution du problème initial, le retour à un fonctionnement complètement
normal peut prendre de quelques jours à quelques semaines, selon la gravité de
l’incident informatique. Un temps pendant lequel les collaborateurs seront moins
productifs que d’ordinaire.
Ces ralentissements sont aussi frustrants pour vos clients, qui en subissent
indirectement les conséquences : suivi des dossiers perturbé, manque de
réactivité dans le traitement des demandes entrantes, retards de livraison… Une
dégradation de la relation client qui peut se traduire par des pénalités en cas de
non-respect des clauses contractuelles (délais, qualité), ou par des opportunités
commerciales manquées.
Les bénéfices d’une gestion de parc informatique professionnelle axée sur la proactivité
Si l’activité de votre entreprise repose, même en partie, sur le bon fonctionnement de vos outils informatiques, vous ne souhaitez probablement pas en subir les aléas. Dans ce contexte, faire appel à un prestataire spécialisé dans la gestion de parc informatique peut être un investissement plus rentable que vous ne lepensez.
Pour votre activité, les bénéfices sont significatifs : en productivité pour
l’entreprise, en sérénité pour les collaborateurs, en efficacité dans la gestion des
incidents.
Pour vos finances, à l’inverse de la posture réactive, faire appel à un prestataire
permet une visibilité sur les coûts. Grâce à un budget mensuel prédéfini, des
interventions planifiées et l’accès au support utilisateur, vous gardez la maîtrise de
votre budget.
Mais l’accompagnement d’un prestataire va au-delà des interventions techniques. Gaïa
Informatique par exemple conseille ses clients au quotidien : sur le choix des logiciels,
l’adoption progressive de l’IA par les collaborateurs, ou l’optimisation du matériel. C’est
un partenariat, dont le but est de contribuer durablement à la performance et à la
croissance de votre entreprise.
Pour évaluer la pertinence d’une maintenance informatique proactive, posez-vous
les bonnes questions :
Vos données et outils numériques sont-ils nécessaires à votre activité ? Si oui,
êtes-vous vraiment confiant dans vos méthodes de gestion actuelles ?
Combien a coûté la somme cumulée des pannes et interventions en urgence sur
votre parc informatique sur les deux dernières années ?
Quel est le temps consacré chaque année à la résolution d’incidents imprévus ?
Vos projets sont-ils impactés par ces perturbations ?
Si la gestion quotidienne de votre parc informatique vous pèse, c’est qu’il est
temps de vous faire accompagner par un expert.
Soyez le capitaine de votre informatique d’entreprise avec Gaïa Informatique
Comme tout équipement professionnel utile au fonctionnement de l’entreprise, votre
parc informatique doit être maintenu pour opérer correctement et durer dans le
temps.
Selon la taille de votre structure, les compétences de vos collaborateurs ou le
degré d’importance de l’utilisation des outils numériques pour vos activités
quotidiennes, la question de l’externalisation peut se poser.
Comparez cette démarche à la souscription à une mutuelle : dans la majorité des cas,
les assurances santé ne sont utilisées que quelques fois par an. Il ne vous viendrait
pourtant pas à l’idée de ne pas être couvert face à ce risque.
Gaïa Informatique supervise depuis 20 ans des parcs informatiques de TPE, PME
et collectivités sur tout le territoire Normand.
Nos offres de maintenance à partir de 14,90€ par mois et par utilisateur sont
adaptées aux entreprises de toutes tailles qui souhaitent déléguer la gestion
quotidienne de leurs serveurs et postes de travail.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour trouver des solutions pragmatiques et
adaptées à votre budget.
